المراجعة الداخلية في ظل التشغيل الالكتروني للبيانات

[الفاتح]

انا : الفاتح

المراجعة الداخلية في ظل التشغيل
الالكتروني للبيانات

تمهيـــــــد

سبق وأن ذكرنا في أكثر من موضع أن من أهم مقاصد المراجعة الداخلية تدقيق وفحص البيانات والمعلومات ، بهدف الاطمئنان من سلامتها وجودتها لتكون أساساً لإعداد القوائم والتقارير المالية التي تعبر عن الواقع في واقعة ، وهذا بدوره يساعد في اتخاذ القرارات المختلفة الرشيدة .
ولقد أثر التشغيل الالكتروني للبيانات ، علي منهجية وأساليب وإجراءات المراجعة الداخلية ، وهذا ما سوف نتناوله بشيء من التفصيل في هذا المبحث .
[ 2 ــ 1 ] ــ أثر التشغيل الالكتروني للبيانات علي منهجية المراجعة الداخلية .
مما لاشك فيه أن التطورات السريعة في تكنولوجيا الكمبيوتر وصناعة المعلومات فرضت علي المراجع الداخلي تحديات ، من بينها ضرورة تعديل طريقة تفكيره ونظرته إلي المتغيرات المحيطة به ، ليس نظرة المعارضة ، ولكن نظرة الواقع وضرورة الاستفادة من تلك المتغيرات لتطوير أدائه إلي الأجود والأحسن .
وهذا الأمر أحدث تغييراً جوهريا في منهجية المراجع الداخلي علي النحو التالي :
أولاً : التغيير في ثقافة ومعرفة المراجع [ التأهيل العلمي ] ، حيث يجب الإلمام التام بأساسيات التشغيل الالكتروني للبيانات ، وتكنولوجيا صناعة المعلومات والدراسة الكاملة بلغات وبرامج ووسائل الكمبيوتر المتطورة .
ثانياً : إعادة النظر في خطة وبرنامج المراجعة ، ولا سيما أن جزءاً كبيرا من عناصر النظام المحاسبي موجود داخل جهاز الكمبيوتر مثل الدفاتر والمستندات والقوائم والتقارير .
ثالثاً : إعادة النظر في طبيعية أدلة الإثبات ، والاستفادة من الكمبيوتر وأساليب بحوث العمليات في الحصول علي مزيد منها بجانب أو بديلاً عن الأدلة التقليدية .
رابعاً : إعادة النظر في آلية نظم الضبط الداخلي ، والاستفادة من مدخل المراقبة والتحكم الذاتي [ Cybernetics ] المعروفة في علم النظم [Systems Science ] في تقوية نظم الضبط الداخلي للبيانات والمعلومات .
خامساً : إعادة النظر في طرق إعداد وعرض تقارير المراجعة بما يتواءم مع التطورات الحديثة في فكر ومنهجية الإدارة العليا ، وتطبيق مبدأ الرقابة بالاستثناء ، وإبراز المسائل الجوهرية وتجنب الحشو غير النافع .
سادساً : الاستفادة من تزاوج أساليب المعرفة المختلفة ، والذي أصبح سمة من سمات العصر، وهذا ما يطلق عليه أسم [ Inler Disciplinary Approach ] .


[ 2 ــ 2 ] ــ نطاق وكيفية المراجعة الداخلية في ظل التشغيل الالكتروني للبيانات .
يركز المراجع اهتمامه في ظل التشغيل الالكتروني للبيانات ، وتحليل المعلومات علي النواحي الآتية :ــ
أولاً : المراجعة السابقة علي المدخلات .
ويتمثل ذلك في مراجعة الدورات المستندية ، ومراقبة أو متابعة انسياب البيانات من خلال المستندات ، واستيفائها لكافة الشروط الشكلية والموضوعية المتعارف عليها ، وطبقا للنظم واللوائح الداخلية ودليل الإجراءات ، وما في حكم ذلك ، ومن الوسائل التي تستخدم في هذا المجال :
# ــ حصر وتبويب المستندات التي تؤخذ منها البيانات ومراجعتها .
# ــ المقارنة بين الاجماليات والتفاصيل .
# ــ استخدام أسلوب الأرقام المسلسلة في إدخال البيانات وإعداد سجل خاص بها.
# ــ توثيق البيانات الداخلة من جهة أو شخص مسئول .
ثانياً : المراجعة علي البيانات الداخلة إلي الكمبيوتر .
ويركز المراجع علي الآتي :ــ
* ــ التأكد من صحة البيانات المقدمة إلي قسم إعداد البيانات بقسم الحاسبات الإلكترونية من خلال مراجعتها علي المستندات ، فمثلاً إذا كانت الأجور سوف يتم حسابها بمعرفة الكمبيوتر ففي هذه الحالة يجب أن تطابق البيانات الواردة في كشوف الأجور علي سجل الأجور .
* ــ التأكد من صحة المعلومات والتعليمات المطلوب اتباعها عند القيام بتشغيل البيانات ، وهذا يتطلب منه دراسة برامج الكمبيوتر والاطمئنان إلي سلامتها
* ــ التأكد من أن التعديلات والإضافات في البيانات الداخلة قد أضيفت إلي البرنامج المخزن في الكمبيوتر بعد موافقة الجهات المخولة بذلك .
ثالثاً : المراجعة علي برامج الكمبيوتر المستخدمة في تشغيل البيانات وتحليل وعرض المعلومات .
عندما تدخل البيانات إلي الكمبيوتر فإنه يصعب التعديل فيها إلا بناءً علي برنامج جديد ، ولا يكون هناك فرصة سانحة للتلاعب أو الغش أو حدوث أخطاء ، ولقطع الشك باليقين ، يمكن للمراجع الداخلي التأكد من أن البيانات والمعلومات المخزنة داخل الكمبيوتر مطابقة للأصل وفي هذه الحالة يركز المراجع علي ما يلي :ـ
* ـ صحة تصميم البرنامج .
* ــ سلامة أداء الحاسب الالكتروني .
* ــ سلامة الأوامر والتعليمات [ أوامر التشغيل ] من المنظور المحاسبي .
* ــ وجود وسائل التحكم الذاتي داخل البرنامج .
* ــ صحة التعديلات المداخلة علي برامج الكمبيوتر .
ويمكن للمراجع في الصدد اختبار برامج الكمبيوتر التي تستخدمها المنشأة عن طريق إدخال بيانات تجريبية إلي الكمبيوتر وتشغليها مرة أخري باستخدام الأساليب اليدوية ، ويقارن بين مخرجات الحالتين .

رابعاً : المراجعة علي المخرجات من المعلومات وسبل عرضها وتفسيرها .
يتركز دور المراجع في هذه المرحلة علي ما يلي : ــ
1 ] ــ مطابقة المعلومات الواجب أن تكون من ناحية التصميم والواقعية علي المخرجات الفعلية .
2 ] ــ التأكد من أن تفسير المحاسب أو غيره مستندا إلي أرقام صحيحة واردة في مخرجات الكمبيوتر لتلافي التلاعب في تفسير تلك المعلومات .
3 ــ حيث أن معظم المديرين ليسوا خبراء في مجال الكمبيوتر يجب التأكد من التقارير المرفوعة إليهم تطابق من الناحية الموضوعية المعلومات الواردة من مخرجات الكمبيوتر ومن أن اقتراحاتهم قد روعيت عند تشغيل البيانات دورة أخري .
[ 2 ــ 3 ] ــ إجراءات المراجعة الداخلية في حالة التشغيل الالكتروني للبيانات .
تتمثل إجراءات المراجعة في حالة التشغيل الالكتروني للبيانات في الآتي :
1 ] ــ المراجعة حول الحاسب الالكتروني : حيث يتم التأكد من صحة البيانات الداخلة بمراجعتها علي المستندات ، وكذلك مراجعة المعلومات الخارجة للتأكد من السلامة والموضوعية .
2 ] ــ المراجعة داخل الحاسب الالكتروني : حيث يتم التأكد من صحة التشغيل الداخلي في ضوء البرنامج المعد ، ويتم ذلك عن طريق المقارنة بين التشغيل اليدوي وبين التشغيل الالكتروني للبيانات ، أو تشغيل نفس البيانات باستخدام برنامج كمبيوتر آخر وإجراء المقارنة .
3 ] ــ المراجعة باستخدام الحاسب الالكتروني : حيث يستطيع المراجع استخدام إمكانيات الحاسب الالكتروني في تنفيذ بعض عمليات المراجعة ومنها علي سبيل المثال ما يلي : ــ
# ــ التحقق من صحة العمليات الحسابية .
# ــ المطابقة بين الموازين الفرعية والميزان العام .
# ــ استخراج الأرصدة الشاذة .
# ــ تحليل الأرصدة التي تزيد أو تقل عن أرقام محددة لإعطائها مزيداً من الفحص .
# ــ تحليل بعض الأرصدة مثل المتحركة والبطيئة والساكنة .
# ــ استخدام إمكانيات الحاسب الالكتروني في إعداد القوائم والتقارير المالية علي فترات قصيرة .
# ــ الاستفادة من أسلوب التغذية العكسية بالمعلومات .

دكتور / حسين شحاته
استاذ المحاسبة
بكلية التجارة جامعة الأزهر

ساعد في نشر والارتقاء بنا عبر مشاركة رأيك في الفيس بوك