أفضل الأدوات التقنية للمساعدة على العمل من المنزل

[ميمو]

انا : ميمو

توفر الأدوات التقنية الحالية إمكانية استمرار العديد من جوانب حياتنا اليومية، على الرغم من أزمة تفشى فيروس “كورونا” على صعيد حياتك التجارية.

هذا التقرير يقدم لك أهم التطبيقات المساعدة على تنظيم العمل من المنزل:

1- خرائط العمليات المطلوبة

هل تعرف كل خطوة يقوم بها كل فرد فى فريقك لإنتاج منتج أو خدمة؟ لا تشعر بالحرج إذا لم تفعل ذلك، لكن ابدأ فوراً، وكون صورة كاملة أيضاً.

ويعتبر رسم خرائط العملية هو إعداد إرشادات وتعليمات مكتوبة تفصيلية للموظفين تسمح لهم بالعمل فى أدوار متعددة.

وعلى سبيل المثال، إذا كنت تعمل فى تطوير مواقع الإنترنت يمكنك الرجوع إلى خريطة العملية التى توضح ما يفعله شخص فى قسم التسويق لنشر الإعلانات على موقعك.

ويسهم رسم خرائط المهام فى جعل العمل من المنزل أسهل كثيراً؛ حيث يتم توزيع خرائط العملية على الجميع.
وللحصول على تجربة رسمية للتحقق من كفاءة الخطة ادخل على موقع “Business Enterprise Mapping”.

2- خدمات “جوجل” و”مايكروسوفت” لأدوات العمل عن بُعد مجاناً

يتم العمل عن بُعد بشكل أفضل عندما يعمل الفريق بشكل متماسك عبر ميزات السحابة الافتراضية.

ويمكن الاستفادة من “G Suite” من “جوجل”، وهو إصدار اشتراك تجارى من “جوجل درايف”، يتضمن برامج إنتاجية شائعة مثل المستندات، وجداول البيانات، والعروض التقديمية.

وتعتبر حسابات المستخدمين آمنة، ويمكن للمسئولين إعداد ميزات لحماية المستندات والبيانات الأساسية.

وألغت “جوجل”، مؤخراً، مؤتمرها السنوى “I / O”؛ بسبب مخاوف من الفيروسات، وبدأت فى تقديم وصول العملاء إلى خدمات “G Suite” و”G Suite for Education” مجاناً، وخدمة مؤتمرات الفيديو عبر “Hangouts Meet”.

ويمكن للشركات والمدارس حول العالم استضافة اجتماعات عن بُعد أكبر، والبث المباشر مع ما يصل إلى 100 ألف مشاهد داخل النطاق، وتتوفر هذه الميزات عادةً فقط فى “Enterprise Edition”، ولكنها ستكون مجانية حتى 1 يوليو المقبل.

منافس “جوجل” الأكبر فى هذه المساحة هو “Microsoft Office 365” الذى يتضمن برامج “أوفيس” الشائعة مثل “وورد” و”إكسل”؛ حيث يوفر، أيضاً، إمكانية الوصول عن بُعد، وعقد المؤتمرات عن بُعد، والاشتراك المباشر فى تحرير المستندات.

ويمنحك “Microsoft Teams”، الاسم الجديد لاشتراكات “سكايب” للأعمال، إمكانية الوصول إلى مكالمات جماعية أكبر، بالإضافة إلى الاستخدام المباشر المشترك للمستندات، وتقدم الشركة إمكانية ترقية الأعمال التجارية والشركاء الآخرين مع الموظفين الذين يعملون عن بعد.

ويحتوى تطبيق “Teams” المجانى على قيود على تخزين الملفات والقدرة على تسجيل الاجتماعات، ولكن بداية من 10 مارس الجارى رفعت “مايكروسوفت” هذه القيود من خلال نسخة تجريبية مجانية لمدة 6 أشهر من الإصدار المميز من التطبيق.

3- أدوات منافسة

إذا بدت أدوات عمل “جوجل” أو “مايكروسوفت” غير مناسبة للاحتياج، فإنَّ تطبيق “زووم” هو أحد تطبيقات الاجتماعات الافتراضية الأكثر شيوعاً على الإنترنت، ويتضمن اجتماعات الفيديو والدردشة وميزات مشاركة الشاشة، كما أن لديها ميزة إضافية من مؤتمرات الفيديو المقسمة على الشاشة؛ حتى تتمكن من رؤية الجميع فى وقت واحد، تماماً مثل الاجتماع الشخصى.

وتقدم الشركة حزمة “زووم” الأساسية مجاناً، ويمكنها استضافة ما يصل إلى 100 مستخدم، فى حين أن حزمة “ProZoom” تتكلف 15 دولاراً فى الشهر لكل حساب، وتتيح لك الوصول إلى اجتماعات المجموعة فى وضع تقسيم الشاشة.

وتوجد ميزة جانبية رائعة لاستخدام هذا التطبيق، وهى ميزته التى تستخدم التركيز البؤرى لجعل وجهك يستحق الظهور على “إنستجرام” ويطلق عليه “اللمس” بحيث تشعر كأنك تجتمع فعلياً مع الأفراد.

كما يوجد تطبيق “سليك – Slack” وهو تطبيق دردشة لجميع الأغراض، يساعد الموظفين على البقاء على اتصال مع بعضهم البعض، ولكن بخلاف البريد الإلكترونى، فأنت مقيد بشبكة الموظفين فقط، ويحافظ على المحادثات خاصة ومشفرة وآمنة.

ويقدم التطبيق نسخة مجانية دون إضافات كبيرة للاستخدام الخفيف بين الفرق الصغيرة، لكن لمزيد من التخزين والميزات يمكنك الترقية إلى الإصدار القياسى مقابل 6.67 دولار لكل مستخدم شهرياً.

4- العمل بطريقة مريحة
استراتيجية العمل عن بعد ؛ العمل فى المنزل ؛ فيروس كورونا
عند هذه النقطة من حياتك المهنية، ربما تعرف ما الذى يصنع أفضل بيئة عمل شخصية لك؛ حيث تحتاج إلى مكتب مخصص، كما لا تتمتع بإغراءات عادية مثل وجود شخص مسئول عن التخلص من القمامة كما تعودت فى مقر شركتك.

ونظراً إلى أنك تعمل عبر الإنترنت، ستحتاج إلى اتصال “واى فاى” قوى، فإذا كان يمكنك توصيل إنترنت، فهذا أفضل؛ حيث سيقوم قسم تكنولوجيا المعلومات فى شركتك بإعداد الوصول عن بُعد، والأمان ليبقى إنجاز العمل الفعلى أمراً متروكاً لك.

وتميل تطبيقاتك مثل “فيس بوك” و”تويتر”، والعديد من التطبيقات الأخرى إلى مقاطعتك بإشعارات عشوائية، ويمكن أن يساعدك وضع التركيز فى “جوجل” على وضع تطبيقات “الإدمان” جانباً أثناء معالجة المهام الفورية والمهمة التى بين يديك.

5- تطبيقات مفيدة

توجد قائمة من 7 تطبيقات أخرى لمساعدتك على إنتاجيتك أثناء عملك من المنزل، منها على سبيل المثال، “Harvest”، وهو تطبيق يتتبع وقتك، وتطبيق “RescueTime” الذى يتتبع إنتاجيتك لنقاط ومهام محددة لمنحك نتيجة إنتاجية يومية.

وسيكون “Spark” أفضل صديق لك عندما يبدأ فى تنظيم بريدك الإلكترونى؛ حيث يفهم أى من رسائل البريد الإلكترونى هى الأكثر أهمية ويضعها فى أعلى القائمة.

ويمكن، أيضاً، الاستفادة من تطبيق “تريلو – Trello”، فقليل من الأدوات سيحافظ على حياتك العملية منظمة، كما يفعل هذا التطبيق الذى يتيح لك تنظيم جميع مشاريعك وقوائم المهام فى مكان واحد.

ويمكنك، أيضاً، مشاركة هذه القوائم مع أشخاص آخرين، وعلى سبيل المثال، قد ترغب فى أن يقوم رئيسك بالإشراف على تقدمك فى المشاريع، ويتميز التطبيق بأنه مجانى للاستخدام، ويحظى بشعبية كبيرة بين الموظفين.

وبالنسبة لميزة “جوجل هانج أوتس”، فإنها تتكامل تماماً مع البريد الإلكترونى “Gmail”، وهذا يعنى أنها طريقة مفيدة للشركات التى تستخدم تطبيقات “G-Suite” من “Google” للتواصل.

ويمكنك إجراء مكالمات صوتية ومكالمات فيديو، والدردشة مباشرة مع أعضاء الفريق الآخرين، وإنشاء محادثات جماعية، أيضاً، ومن الممكن إرسال الصور ومقاطع الفيديو من خلال “هانج أوتس” وهو مجانى تماماً للاستخدام.

وعلى صعيد ميزة “مكان العمل” على “workplace Facebook”، يقدم “فيس بوك” أداة مجانية تسمى “Workplace” والتى يمكن للشركات استخدامها للبقاء على اتصال مع فريق العمل، ويتيح لك ذلك مكالمات الصور والفيديو، بالإضافة إلى تخزين الملفات ونقلها.

ويعلم الجميع بطبيعة واجهة فيسبوك العامة، لذلك من السهل التعامل مع خاصية “Workplace”، لكن يجب الحذر، فمن الناحية التاريخية هناك انزعاج من مشكلات الخصوصية الرئيسية، لذلك قد تتردد بعض الشركات فى الاعتماد عليه.

ويهتم العاملون عن بُعد باستخدام تطبيق “ديسكورد – Discord”؛ لأنه أداة ممتازة للشركات غير السعيدة بالخيارات الأخرى؛ حيث يعمل بطريقة مشابهة لـ”Slack”، ما يسمح لك بإنشاء قنوات مختلفة لأغراض مختلفة، ولا يزال بإمكانك الدردشة وإجراء مكالمات صوتية للبقاء على اتصال مع زملاء العمل.

6- ماذا عن الأطفال؟

ضع فى اعتبارك كيف يمكنك إنشاء بيئة منزلية خالية من التشتت فى المدرسة للأطفال؛ لكى يدرسوا ويكملوا عملهم دون إزعاج لك.

وتنجح تطبيقات ذكية فى إنشاء ما يشبه الفصل الدراسى لمناطق تعلم مختلفة، ويدعم خاصيات للواجبات المنزلية والقراءة والمرح أيضاً.

ومن خلال المناهج الدراسية عبر الإنترنت، سيحتاج طالبك إلى اتصال إنترنت لائق مع جهاز كمبيوتر أو كمبيوتر محمول أو جهاز لوحى للوصول إلى المواد وإكمال العمل.

وستحتاج إلى تقييد الوقت على التطبيقات والألعاب ومواقع الويب، جنباً إلى جنب منع الوصول إلى وسائل التواصل الاجتماعى خلال “ساعات الدراسة”؛ حيث تساعد هنا خاصية الرقابة الأبوية.

7- ما يخبئه المستقبل
تتوقع شركة “فاست كامبنى”، أن برامج العمل عن بُعد، مثل أدوات العمل المتنقلة، وعقد مؤتمرات الواقع الافتراضى ستصبح الشكل المفضل للتواصل حتى على صعيد الاجتماعات المباشرة، ومن المرجح أن يلعب الذكاء الاصطناعى دوراً رئيسياً فى إدارة الموظفين عن بُعد.

وهذه التطورات قد تجعل عمل الشركات أكثر سهولة، وقد يكون الانتقال إلى إدارة القوى العاملة عن بعد أمراً شاقاً، ولكن مع التكنولوجيا المناسبة والموظفين الذين يعملون بجد، يمكن أن تكون عملية سلسة.

وعلى المدى الطويل، قد يكون لمحاربة التغيير ضرره أكثر من نفعه، ويتوقع العديد من الموظفين الآن توافر مزيد من فرص العمل عن بُعد.

ووفقاً لموقع “بافر” البحثى، فإنَّ 99% من العمال الحاليين عن بُعد يرغبون فى الاستمرار فى العمل عن بُعد على الأقل فى بعض الأوقات لبقية حياتهم المهنية، وهذا أعلى بـ9 نقاط من الرقم فى المسح نفسه فى عام 2019.

وعلاوة على ذلك، ووفقاً لـ”جلوبال وورك بليس أنالتيكس” سيقبل 37% من الموظفين عن بُعد تخفيض الأجور بنسبة 10% لمواصلة العمل من المنزل.

وبسبب هذا الاتجاه الشائع بشكل متزايد، يرفض البعض قبول ترقية لمنصب فى موقع لشركة ويفضل العمل من المنزل.

وبدلاً من مقاومة التغيير، يجب على المؤسسات تحسين سياسات وقدرات العمل عن بُعد.

وإذا كانت شركتك مهتمة بمشكلات الإنتاجية والأداء؛ بسبب القدرة على مستوى الشركة للعمل من المنزل، فإنَّ الخبراء يوصون بإنشاء مؤشرات أداء رئيسية قياسية (KPIs) لكل من الإدارة والموظفين، وبهذه الطريقة، يدرك أعضاء الفرق البعيدة توقعات الأداء المطلوبة، ويمكن مراقبة أدائهم.

8- سلبيات رقمية
وفقاً لاستطلاع بريطانى شمل 81 من المتخصصين فى الموارد البشرية ومن خلال أبحاث بيانات الدخل يمكن لـ4% فقط من الشركات تسهيل تشغيل القوى العاملة لديها بنسبة 100% عبر المنزل، وغالباً فإن أدوار الموظفين تكون فى مواجهة العملاء أو تنطوى على تقديم خدمة تنفيذية مثل القيادة.

ووجدت الدراسة، أن العمل المنزلى متاح عادة لحوالى ربع القوى العاملة لدى صاحب العمل، ما يعنى أن قدرة التكنولوجيا ما زالت محدودة حتى الآن.

وبالنسبة لأماكن العمل؛ حيث يتمكن غالبية الموظفين ـ إن لم يكن جميعهم ـ من العمل من المنزل، تقوم بعض المؤسسات بتجربة أيام العمل فى المنزل؛ لمعرفة كيفية تعامل التكنولوجيا.

ومؤخراً طلبت شركة “Alphabet” الشركة الأم لـ”جوجل” من جميع موظفيها فى أمريكا الشمالية البالغ عددهم 100 ألف موظف العمل من المنزل للحد من الانتشار المحتمل لفيروس “كورونا”، لكن المكاتب ظلت مفتوحة للموظفين الذين تتطلب وظائفهم أن يكونوا حاضرين جسدياً، فى حين قالت شركة “تويتر”، إنه أمر مشجع بشدة أن جميع موظفيها العالميين البالغ عددهم 5 آلاف موظف يمكنهم تجنب الحضور للمكتب.

ومثل هذا التحول فى ممارسات العمل يمكن أن يضع الكثير من الضغط على كل من التكنولوجيا والموظفين، بحسب “كريس بيجز”، المدير الإدارى فى “ثيتا فاينانشال ريبورتينج”.

وأضاف أنه مع النصيحة الواردة من مصادر مختلفة بأن العمل من المنزل قد يكون الخيار الأكثر أماناً، يحتاج أصحاب العمل والمديرون إلى التأكد من أن لديهم الإجراءات اللازمة لضمان إدارة أعمالهم بنجاح قدر المستطاع.

ويعد إيجاد حلول مثل استخدام أجهزة سطح المكتب البعيدة، وإعادة توجيه المكالمات، وخدمات المكاتب عبر الإنترنت طريقة رائعة لجمع مكاتب بعيدة معاً كما لو كانوا جميعاً فى مبنى واحد، ومن المهم أن يكون هناك ضمان لوجود خط اتصال واضح مع كل من فريقك وعملائك كأمر ضرورى للحفاظ على العمل كالمعتاد.


ساعد في نشر والارتقاء بنا عبر مشاركة رأيك في الفيس بوك