منتدى المراجع المصرى/المحاسب القانونى محمد صفوت - المقومات الإدارية لنظام الرقابة الداخلية

يتضمن الشق الإداري مجموعة من المقومات لنظام الرقابة الداخلية هي :
1- هيكل تنظيمي كفء : يعتبر الهدف الرئيسي من إنشاء هيكل تنظيمي كفء في التنظيم هو تحديد الإدارات والأقسام واحتجاجات كل منها، وكذلك مسؤوليات الأشخاص والعلاقات بينهم، وتم تصميمه على أساس طبيعة الوحدة الاقتصادية، حجمها، عدد المستويات التنظيمية والانتشار الجغرافي لها.

إن الهيكل التنظيمي الكفء يجب أن يتصف بما يلي :

▪ أن يتم تفويض السلطة من أعلى إلى أسفل وأن تكون السلطة واضحة ومفهومة.
▪ تطبيق هذا الفصل بين المهام وبصفة خاصة السجلات عن الشخص القائم بالوظيفة.
▪ مرونة الخطة التنظيمية لإمكانية استيعاب أية تغيرات مستقبلية.
▪ الاستقلال الوظيفي بين الإدارات والأقسام بما لا يمنع التعاون والتنسيق بينها.

2- مجموعة من العاملين على درجة عالية من الكفاءة : يعتبر تواجد مجموعة من العاملين على درجة عالية من الكفاءة والقدرات والثقة عاملا مهما لنظام الرقابة الداخلية، وبصفة خاصة في حالة ضعف الضوابط الرقابية.

وحتى في ظل وجود ضوابط رقابية عالية، فإن ضعف قدرات العاملين والثقة فيهم سوف يترتب عليه محاولات من هؤلاء العاملين للتغلب على هذه الضوابط.

إن النظام الجيد للرقابة الداخلية يتطلب برامج تدريبية للعاملين بصفة مستمرة لتثقيف مجتمع الوحدة الاقتصادية.

3- معايير أداء سليمة : إن وجود هيكل تنظيمي كفء وعمالة مدربة وذات قدرات وكفاءات عالية، لا يعني التخلي عن توافر معايير لقياس أداء هؤلاء العاملين، وذلك في محاولة مقارنة الأداء المخطط مع الأداء الفعلي، وتحديد الانحرافات والإجراءات الواجب اتخاذها لتصحيح هذه الانحرافات.

4- مجموعة من السياسات والإجراءات لحماية الأصول : إن وجود مجموعة من السياسات والإجراءات لحماية الأصول تعتبر من الدعامات الرئيسية لنظام الرقابة الداخلية من حيث شقها الإداري، وذلك بقصد توفير الحماية الكاملة للأصول، منع تسربها أو اختلاسها ولضمان صحة البيانات والتقارير المحاسبية.

إن أهمية هذا العنصر تزداد كلما وصف التنظيم بأنه لا مركزي، حيث بعد المسافات وتأثر المواقع الخاصة بالوحدة الاقتصادية.

5- قسم المراجعة الداخلية : من متطلبات نظام الرقابة الداخلية الجيد وجود قسم لتنظيم إداري داخل الوحدة الاقتصادية يطلق عليه قسم المراجعة الداخلية، مهمته التأكد من تطبيق كافة الإجراءات واللوائح والسياسات التي تم وضعها بواسطة الإدارة والتأكد من دقة البيانات المحاسبية التي يوفرها النظام المحاسبي والتحقق من عدم وجود أوجه التلاعب أو المخالفات، ومنه نستنتج أن المهمة الرئيسية لقسم المراجعة الداخلية هي التأكد من تطبيق وإنجاز مهمات نظام الرقابة الداخلية.