إجراءات الرقابة على حركة المخازن :
يقصد بحركة المخازن كل ما يرد وما يصرف منها
وما يرتجع إليها من أصناف ، وتتمثل إجراءات الرقابة
فيما يلي:
أ-بالنسبة للأصناف الواردة:
- يمسك مدير المخازن سجلا للارتباطات يرجع إليه قبل
التصريح بالشراء لأنه مسؤول عن أي ارتباطات تتم
لشراء أصناف ليست معتمدة بقائمة الاعتمادات بسجل
الارتباطات
- يتم الرجوع إلى سجل الارتباطات للتعرف على الباقي
الذي يمكن في حدوده الارتباط ، وكذلك قبل التصريح
بعمل المناقصات ، وتخصم قيمة المشتريات المقترح ة
من قيمة الاعتماد أو القيمة الباقية منه ، على أن يترك
دائما مبلغ بصفة احتياطية لتغطية المشتريات الصغيرة
التي تشترى من السلف الموجودة
- لمراقبة عدم تجاوز الأسعار والكميات المعتمدة
تمسك إدارة المخازن دفتر قيد المشتريات لتحقيق هذا
الهدف
ب-بالنسبة للأصناف المنصرفة :
- تصرف الأصناف من المخازن بموجب طلبات صرف
ذات أرقام مسلسلة سنوية على أن يحرر طلب مستقل
لكل نوع من أنواع الأصناف (المستديمة – المستهلكة
– التالفة)
- تملأ الجهة الطالبة استمارة الصرف وعلى مدير
المخازن أن يوضح الكميات التي يقرر صرفها على
أساس حالة الموجود بالمخازن أو ما يراه كافيا
للغرض المطلوب ، كما يوضح الكمية التي صرفها
فعلا أما الأصناف التي لم تصرف فيبين أمامها أسباب
عدم الصرف ، ولا تصرف أي كميات من المخازن إلا
بعد اعتمادها من مدير المخازن
- تصرف الأصناف في حدود المعدلات المعتمدة ، ولا
يجوز صرف كمي ات تزيد عنها دون تصريح خاص من
رئيس الجهة
- يتم الصرف عادة في مواعيد العمل المحددة لذلك ،
ولا يجوز الصرف في أوقات غيرها إلا بتصريح من
مدير المخازن مع ذكر الأسباب على المستندات .
ج- بالنسبة للأصناف المرتجعة :
- يصرح مدير المخازن بإرجاع الأصناف المستديمة إلى
المخازن إذا انتهت مدة استعمالها أو أصبحت غير
صالحة للاستعمال ، كما يصرح بإرجاع الأصناف
الزائدة عن المعدلات المحددة للصرف ، وتشكل لجان
لفحص المرتجعات وتثبت قراراتها في كشف
المرتجعات لاعتماده من مدير المخازن
- على اللجنة أن تتأكد من أن الصنف أصبح غير صالح
للاستعمال وتبين سبب ذلك ، كما عليها أن تتأكد من
أنه هو نفس الصنف الذي سبق صرفه أو على الأقل
من نفس النوع المستعمل في الوحدة
- لا يجوز لأمين المخزن أن يصرف بدل الأصناف
المرتجعة قبل اعتماد مدير المخازن لقرار لجنة
الفحص ، وإلا أصبح مسؤولا عن ذلك
- إذا ثبت للجنة أن الصنف أصبح غير صالح للاستعمال
بسبب إهمال الموظف الذي بعهدته ، فإنه يجب أن
يحصل من الموظف المهمل الثمن الوارد بالدفتر أو
القيمة السوقية للصنف أيهما أكبر وتضاف إليه
المصاريف الإدارية ، بعد خصم القيمة البيعية التي
تقدرها اللجنة للصنف المرتجع
- عند استلام الأ صناف المرتجعة يحرر إذن استلام
ترسل منه نسخة إلى الجهة التي ردت الأصناف ،
وتحفظ النسخة الثانية بملف صاحب العهدة بعد أن
تخصم الأصناف المرتجعة من عهدته ، وتثبت هذه
الأصناف بالثمن الذي تقدره لجنة فحص الأصناف
المرتجعة حسب حالتها عند ردّها ، أما الأصناف التالفة
التي تقرر اللجنة أنها غير صالحة للاستعمال فإنها تثبت
في دفتر المخزن على أنها تالفة وتقدر اللجنة ثمنا له.